ЭЦП / КЭП (электронная подпись)

Что это такое

Электронная подпись – это не картинка с росчерком и не скан, а результат криптографического преобразования данных документа. По ней можно установить подписанта и убедиться, что содержимое файла не искажали после подписания. В обиходе логистов ещё встречается старое сокращение ЭЦП («электронная цифровая подпись») – так подпись называлась до 2011 года. Сейчас в законодательстве закреплён термин «электронная подпись» (ЭП), а ЭЦП и ЭП обозначают по сути одно и то же.

Три вида подписи

Закон делит электронные подписи на три уровня по степени защиты и юридической силе:

• Простая ЭП (ПЭП) – коды из СМС, логин-пароль, нажатие кнопки «Подтверждаю». Подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом. Юридическую силу приобретает, если стороны отдельно договорились считать её равной подписи от руки.
• Усиленная неквалифицированная (НЭП, УНЭП) – создаётся средствами криптографии, позволяет обнаружить изменения в документе. Годится для внутреннего документооборота и работы с контрагентами по соглашению.
• Усиленная квалифицированная (КЭП, УКЭП) – та же криптография, но с сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированными средствами защиты. Только КЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи – без каких-либо дополнительных договорённостей.

Как это устроено технически

В основе – асимметричная криптография: у владельца есть пара ключей. Закрытый (личный) ключ хранится в секрете и используется для подписания, открытый – доступен всем и нужен для проверки. Из документа считается хеш (короткий «отпечаток»), он шифруется закрытым ключом – это и есть подпись. Получатель пересчитывает хеш и сверяет его с расшифрованным: совпало – документ подлинный и не изменён. В России для этого применяются алгоритмы ГОСТ (например, ГОСТ Р 34.10-2012). Соответствие ключа конкретному человеку или компании подтверждает сертификат ключа проверки, который выдаёт удостоверяющий центр (УЦ).

Кто и где выдаёт КЭП

Квалифицированные сертификаты выдают удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию Минцифры. С 2022 года порядок изменился: КЭП для руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей выпускает удостоверяющий центр ФНС России (и его доверенные лица) – бесплатно. Сотрудники подписывают документы своей личной КЭП физлица плюс машиночитаемой доверенностью (МЧД), которая подтверждает их полномочия действовать от имени компании.

Зачем это логисту

Электронная подпись – основа электронного документооборота (ЭДО) в перевозках и ВЭД. Без неё не обойтись при работе с транспортными документами в электронном виде: электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ, договор-заявка, путевой лист передаются через операторов ЭДО и государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). КЭП также нужна для подачи деклараций на таможне, участия в госзакупках, сдачи отчётности и подписания договоров с контрагентами без бумаги и курьеров.

Срок действия и хранение

Сертификат КЭП обычно действует ограниченный срок (как правило, около года) – по истечении его нужно перевыпускать. Закрытый ключ хранят на защищённом носителе (токене) или в облачной подписи у оператора; терять его или передавать посторонним нельзя – это равнозначно передаче права подписи.

Практический пример

Диспетчер оформляет электронную транспортную накладную в системе ЭДО. Грузоотправитель, перевозчик и водитель подписывают её своими КЭП (сотрудники – с машиночитаемой доверенностью), документ уходит в ГИС ЭПД. Бумажную накладную в кабине везти уже не нужно – инспектору предъявляют электронную.

Частые ошибки

• Считают ЭЦП и ЭП разными вещами. Это одно и то же: ЭЦП – устаревшее название электронной подписи, действующее с 2011 года.
• Думают, что скан подписи или галочка «Согласен» – это КЭП. Простая ЭП без соглашения сторон не равна подписи от руки.
• Пытаются подписать таможенную декларацию или госзакупку неквалифицированной подписью. Для юридически значимых действий с госорганами нужна именно КЭП.
• Оставляют токен с ключом в общем доступе или передают коллеге «на время». Это равнозначно передаче права подписи от вашего имени.
• Забывают про срок действия сертификата и обнаруживают просроченную КЭП в момент, когда надо срочно подписать документ.