Путевой лист

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист связывает воедино три вещи: транспортное средство, водителя и совершённую поездку. Без правильно оформленного путевого листа выезд машины на линию при коммерческих перевозках грузов и пассажиров считается нарушением, а расходы на топливо и работу водителя компания не сможет обоснованно списать.

Документ выполняет сразу несколько ролей. Для бухгалтерии это основание списать ГСМ и подтвердить расходы перед налоговой. Для отдела кадров и расчёта зарплаты – доказательство отработанного водителем времени и выполненной работы. Для контролирующих органов – подтверждение, что перед рейсом водитель прошёл медосмотр, а машина – проверку технического состояния.

Кто и когда обязан оформлять

Путевой лист обязателен для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые эксплуатируют грузовые автомобили, автобусы, легковые и грузопассажирские машины при перевозках. Оформляют его на каждое транспортное средство перед первым выездом в течение срока действия листа. Один лист может действовать один день или смену, а при работе в длительном рейсе – на весь период рейса.

Личные поездки на собственном автомобиле для себя путевым листом не оформляются – требование касается именно перевозок в рамках предпринимательской или уставной деятельности.

Обязательные сведения

Состав обязательных реквизитов задан нормативно. В путевом листе должны быть указаны:

• наименование и номер документа;
• срок действия (даты и время начала и окончания);
• сведения о собственнике или владельце транспортного средства;
• сведения о самом транспортном средстве – тип, марка, модель, регистрационный знак, показания одометра при выезде и возвращении;
• сведения о водителе – ФИО, отметки о прохождении медицинского осмотра;
• сведения о перевозке – вид сообщения и вид перевозки.

Компания вправе добавлять дополнительные поля под свои нужды – маршрут, задание, данные о заправках, расчёт расхода топлива по нормам. Но убирать обязательные реквизиты нельзя.

Медосмотр и контроль технического состояния

Два ключевых блока отметок в путевом листе – это предрейсовый (а при необходимости послерейсовый) медицинский осмотр водителя и предрейсовый контроль технического состояния машины. Медосмотр подтверждает медицинский работник, техконтроль – ответственный специалист. Именно эти отметки чаще всего проверяют инспекторы, и именно их отсутствие даёт основание для штрафа.

Бумажный и электронный путевой лист

Исторически путевой лист вёлся на бумаге по типовым формам. Сейчас разрешён электронный путевой лист (ЭПЛ) – документ с усиленной электронной подписью в утверждённом машиночитаемом формате, который можно передавать через операторов и предъявлять контролёрам в электронном виде. Электронная форма особенно удобна крупным автопаркам: отметки медика и механика фиксируются в системе, а данные сразу попадают в учёт.

Связь с другими документами

Путевой лист не заменяет транспортную накладную. Накладная описывает груз и условия его перевозки между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, а путевой лист описывает работу машины и водителя. В комплекте перевозочных документов они дополняют друг друга: по накладной видно, что везли, по путевому листу – кто, на чём и сколько проехал.

Практический пример

Транспортная компания выпускает фуру в рейс Москва – Казань. Утром механик проверяет тягач и ставит в путевом листе отметку о выпуске на линию, медработник фиксирует прохождение предрейсового осмотра водителя, вписываются показания одометра. По возвращении в лист вносят конечный пробег – по разнице бухгалтерия списывает дизтопливо по норме и подтверждает расходы на рейс.

Частые ошибки

• Путают путевой лист с транспортной накладной – это разные документы: лист про работу машины и водителя, накладная про груз.
• Забывают проставить отметки о предрейсовом медосмотре и техконтроле – именно их отсутствие чаще всего оборачивается штрафом.
• Не заполняют показания одометра при выезде и возвращении, из-за чего нельзя корректно списать ГСМ.
• Считают, что путевой лист нужен только грузовикам, – он обязателен и для легковых, и для автобусов при перевозках.
• Оформляют один лист «на месяц вперёд», хотя срок действия ограничен и должен соответствовать реальному режиму работы.