TMS (система управления перевозками)

Что такое TMS

TMS – это система управления перевозками, то есть цифровой инструмент, который ведёт грузоперевозку от заявки клиента до закрывающих документов. Аббревиатура расшифровывается как Transportation Management System. По сути TMS отвечает на четыре вопроса логиста: чем везти, кем везти, каким маршрутом и сколько это в итоге стоило.

В корпоративной ИТ-архитектуре TMS обычно занимает место между системой учёта или ERP (откуда приходят заказы) и складской системой WMS (которая управляет отгрузкой). TMS берёт на себя именно транспортную часть: то, что происходит с грузом за воротами склада.

Что умеет система управления перевозками

Набор функций у разных продуктов отличается, но ядро типовое:

• Планирование. Консолидация заказов в рейсы, подбор типа транспорта, построение и оптимизация маршрутов, расчёт плановой стоимости.
• Выбор перевозчика. Работа со списком подрядчиков, тендеры и торги на рейс, распределение по ставкам и рейтингу исполнителя.
• Исполнение. Оформление заявок и транспортных документов, обмен статусами с водителем и перевозчиком, электронный документооборот.
• Мониторинг. Отслеживание машины по GPS или телематике, контроль сроков подачи и доставки, оповещения об отклонениях.
• Расчёты и аналитика. Сверка плановой и фактической стоимости, проверка счетов перевозчиков, отчёты по затратам, срокам и качеству.

Кому нужна TMS

Чем больше рейсов и подрядчиков, тем сильнее эффект. Грузовладельцу TMS даёт прозрачность затрат и возможность прижать ставки за счёт тендеров; транспортной компании и экспедитору – управление парком, распределение заказов и контроль рентабельности каждого рейса. При десятке отгрузок в месяц хватает таблиц, но на сотнях рейсов ручное управление начинает терять деньги и время именно там, где помогает TMS.

TMS, WMS и ERP: как не путать

Три аббревиатуры часто идут рядом, но отвечают за разное. ERP – общий контур предприятия: финансы, заказы, закупки. WMS управляет складом: приёмкой, размещением, комплектацией, отгрузкой. TMS отвечает за перевозку между точками. На практике эти системы интегрируют: заказ рождается в ERP, собирается на складе через WMS, а доезжает до клиента под управлением TMS.

Форматы поставки

Сегодня TMS встречается и как коробочный продукт на серверах компании, и как облачный сервис по подписке (SaaS), и как модуль внутри крупной ERP-платформы. Облачные версии проще внедрять и подключать к внешним перевозчикам, коробочные дают больше контроля над данными и доработками под свои процессы.

Практический пример

Дистрибьютор ежедневно отгружает 60 заказов по региону. Раньше логист вручную сводил их в маршруты в Excel и обзванивал перевозчиков. После внедрения TMS система сама группирует заказы в рейсы, предлагает подрядчиков по ставкам из тендера, печатает заявки и показывает на карте, где машина. Плановую стоимость рейса система сверяет с фактическим счётом перевозчика – расхождения сразу видны.

Частые ошибки

• Путают TMS с WMS: TMS управляет перевозкой между точками, WMS – процессами внутри склада.
• Считают TMS только «программой для GPS-мониторинга». Отслеживание – лишь одна из функций; ядро TMS – планирование рейсов и расчёты с перевозчиками.
• Ждут эффекта при небольшом объёме. На единичных отгрузках TMS почти не окупается – выгода появляется на потоке рейсов и множестве подрядчиков.
• Внедряют TMS без интеграции с учётной системой, из-за чего данные приходится вбивать вручную дважды.