Электронный заказ-заявка на перевозку: два титула и что фиксирует каждая сторона
Электронный заказ-заявка закрепляет договорённости между заказчиком перевозки и перевозчиком ещё до того, как машина выйдет в рейс. Для логиста это один из первых практических шагов перехода на электронные перевозочные документы, поэтому важно понимать, кто и что фиксирует в каждом из двух разделов документа.
Что такое заказ-заявка и её место в цепочке документов
Заказ-заявка фиксирует договорённости между участниками договора перевозки: заказчиком услуг (грузоотправителем или экспедитором) и исполнителем – фактическим перевозчиком. Документ оформляют перед транспортной накладной, то есть до фактической погрузки.
Это двусторонний документ, который состоит из двух титулов – титула 1 и титула 2. По сути это два раздела одного и того же документа, которые заполняют и подписывают разные стороны сделки.
С 1 сентября 2026 года заказ-заявка на перевозку входит в перечень документов, которые нужно оформлять в электронном виде в обязательном порядке – вне зависимости от отрасли.
Перевести в электронный вид заказ-заявку и транспортную накладную можно уже сейчас. Это удобный вариант ступенчатого перехода: сначала закрывают эти два документа, а экспедиторские (поручение экспедитору, расписки) подключают второй волной, когда будут утверждены их электронные форматы.
Первый титул: что указывает грузоотправитель
Первый титул формирует и подписывает грузоотправитель – сторона, которая заключает договор перевозки с фактическим перевозчиком. При экспедиторской схеме грузоотправителем выступает экспедитор: приняв груз во владение по экспедиторской расписке, он вправе самостоятельно нанимать перевозчиков и оформлять на них заявку.
В первом титуле фиксируют требования к перевозке:
- какой груз необходимо перевезти;
- куда его нужно доставить;
- какое транспортное средство потребуется – его габариты и грузоподъёмность.
Пример: нужно перевезти 5 тонн щебня – значит, грузоподъёмность транспортного средства должна быть не менее 5 тонн. В этом же титуле указывают перевозчика, которому адресована заявка, после чего информация направляется в его сторону.
Второй титул: ответ перевозчика
Второй титул заполняет и подписывает перевозчик, которому оформили заявку. Он обрабатывает требования из первого титула и указывает, чем именно готов выполнить перевозку:
- какое транспортное средство и прицеп поставит на погрузку (например, тягач с полуприцепом);
- какого водителя направит в рейс – с его данными;
- предварительную стоимость услуг перевозки.
Ориентируясь на первый титул, перевозчик подбирает подходящий транспорт: под 5 тонн щебня – машину грузоподъёмностью не менее 5 тонн. Заполнив и подписав второй титул, он отправляет данные обратно заказчику перевозки – например, экспедитору. Стоимость на этом этапе предварительная: итоговую сумму фиксируют позже.
Кто что фиксирует: два титула заказа-заявки
| Параметр | Титул 1 | Титул 2 |
|---|---|---|
| Кто подписывает | Грузоотправитель (или экспедитор) | Перевозчик |
| Что фиксирует | Какой груз, куда везти, требуемые габариты и грузоподъёмность ТС | Транспортное средство, прицеп, водителя и предварительную стоимость |
| Куда направляется | Перевозчику | Обратно заказчику перевозки (экспедитору) |
Так обе стороны договора перевозки закрепляют свои договорённости в одном документе, а не в переписке или устно.
Перенос данных в транспортную накладную
Заказ-заявка предшествует транспортной накладной. После того как обе стороны подписали оба титула, зафиксированные договорённости можно перенести в транспортную накладную – в её первый титул. Это избавляет от повторного ручного ввода данных о грузе, маршруте, транспортном средстве и водителе.
Транспортная накладная фиксирует уже непосредственно сам факт перевозки: погрузку, доставку и выгрузку. Заказ-заявка же остаётся документом, который закрепил предварительные договорённости сторон до выхода машины в рейс.
Коротко о заказе-заявке:
- двусторонний документ из двух титулов; оформляется перед транспортной накладной;
- титул 1 (грузоотправитель или экспедитор): груз, маршрут, требуемая грузоподъёмность ТС;
- титул 2 (перевозчик): конкретные машина, прицеп, водитель и предварительная стоимость;
- данные переносятся в первый титул транспортной накладной;
- с 1 сентября 2026 года – обязательно в электронном виде.
