Как перевозчику подключить водителей к электронным накладным через мобильное приложение

Переход на электронные перевозочные документы затрагивает не только логистов и бухгалтерию, но и водителей – именно они находятся на погрузке и выгрузке и фактически принимают груз. Подключить водителя к электронной транспортной накладной проще, чем кажется: перевозчику нужен лишь номер телефона сотрудника, а самому водителю – смартфон и пара нажатий в приложении.

Что даёт водителю мобильное приложение

Для работы с электронной транспортной накладной у водителя есть отдельное мобильное приложение. Через него сотрудник видит документы по своему рейсу, согласовывает их и предъявляет QR-код проверяющим.

Поскольку водитель физически присутствует на погрузке, он может сразу зафиксировать замечания – например, по состоянию груза или по тому, как прошла погрузка в транспортное средство. Эти комментарии остаются в электронном документе.

• просмотр документов по рейсу;
• согласование накладной на погрузке и выгрузке;
• фиксация замечаний по грузу;
• предъявление QR-кода инспектору.

Как перевозчик подключает водителя

Регистрацию водителя запускает сам перевозчик – со стороны сотрудника не требуется никаких предварительных настроек. Порядок подключения простой:

1. перевозчик добавляет водителя в сервисе по номеру телефона;
2. на этот номер приходит СМС со ссылкой на регистрацию;
3. водитель переходит по ссылке и устанавливает мобильное приложение.

Приложение для водителей бесплатное, а число подключённых сотрудников не ограничено – перевозчик может зарегистрировать столько водителей, сколько нужно автопарку.

Что понадобится водителю

Требований к технике минимум, но одно из них принципиально: приложение работает только на смартфоне.

• Смартфон. Кнопочный телефон не подойдёт – приложение на нём не запустится.
• Работа без интернета. Приложение умеет работать офлайн, поэтому в зоне без связи водитель всё равно сможет открыть документ и показать QR-код.

Подписание в два действия

Со стороны водителя работа с накладной сводится к двум простым действиям – согласовать документ на погрузке или выгрузке и показать QR-код. Ничего сложного: по сути, нужно нажать пару кнопок, и с этим справляются даже водители старшего возраста.

Подписание со стороны перевозчика удобно разделить на два этапа. Сначала документ согласовывает водитель через приложение – он подтверждает, что присутствовал на погрузке, и при необходимости оставляет замечания. Затем накладную подписывает квалифицированной электронной подписью логист от лица перевозчика.

Согласование водителем через приложение – это не формальность. Если в пути груз будет повреждён и выяснится вина водителя, его подпись в электронной накладной поможет закрепить ответственность именно за ним. Если подписи водителя нет, ответственность ложится на логиста.

QR-код вместо пачки бумаг

QR-код – это электронный аналог бумажного экземпляра накладной. Он хранится в личном кабинете водителя в приложении и нужен прежде всего для проверок в пути.

Формируется QR-код на погрузке, сразу после того как отправитель и перевозчик подписали документ, – это занимает около 30 секунд. Только при наличии QR-кода водитель выезжает на дороги общего пользования. Если в документ вносятся изменения – например, переадресация или замена транспортного средства, – QR-код обновляется, и водитель всегда видит актуальные данные.

Ни для показа, ни для сканирования QR-кода интернет не нужен. Код зашифрован специальной кодировкой и считывается через программное обеспечение на планшетах инспекторов, а не через сеть. Эта система работает с 2022 года и уже отлажена.

Коротко о подключении водителей:

• перевозчик регистрирует водителя по номеру телефона, тот получает СМС со ссылкой;
• приложение бесплатное и без ограничения по числу пользователей;
• нужен смартфон (кнопочный телефон не подойдёт), интернет в пути не обязателен;
• от водителя требуется всего два действия – согласовать документ и показать QR-код.