С 1 сентября 2026 года экспедиторам придётся разобраться с ЭТрН – иначе расходы не примет налоговая

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательным условием для подтверждения расходов на перевозку перед налоговой. Если раньше экспедиторы могли считать ЭТрН делом грузовладельца и перевозчика, теперь без электронного документа рискуют все участники цепочки – включая тех, кто просто организует доставку.

ЭТрН – это цепочка из четырёх обязательных титулов. Грузоотправитель подписывает первый (Т1) – фиксирует условия перевозки, груз, водителя и транспорт. Перевозчик ставит подпись на втором (Т2) при приёмке груза на погрузке и на четвёртом (Т4) при сдаче получателю. Грузополучатель подтверждает приёмку третьим титулом (Т3). Есть ещё четыре необязательных – на случай смены адреса, водителя или машины в пути, но до них доходит редко.

Принципиальный момент: роль в ЭТрН нельзя передать по договорённости. Подпись перевозчика не может поставить кто-то другой, даже если так удобнее по факту. Т2 и Т4 подписывает тот, кто физически везёт груз – не организатор перевозки, а тот, кто отвечает за рейс.

Место экспедитора в этой цепочке целиком определяется его договором с клиентом. Если оформлен договор перевозки (ст. 785 ГК РФ) – компания для целей ЭТрН считается перевозчиком, даже если своего транспорта у неё нет и под каждый рейс она нанимает стороннюю машину. Если же заключён договор транспортной экспедиции (ст. 801 ГК РФ), возможны два сценария.

Первый сценарий: экспедитор не принимает груз во владение. Тогда он остаётся посредником. Все титулы ЭТрН подписывают грузоотправитель, перевозчик и получатель. Экспедитор подписывает только поручение экспедитору – отдельный документ вне ЭТрН. Грузовладелец может добавить его в систему дополнительным получателем: экспедитор увидит ход перевозки, но ничего не сможет подписать или изменить в документе.

Второй сценарий: экспедитор берёт груз во владение. В этом случае он сам становится грузоотправителем и подписывает первый титул ЭТрН. В документе появляется отметка «это экспедиция» и указывается реальный заказчик перевозки. Т2 и Т4 подписывает тот, кто физически выполняет рейс – сам экспедитор, если везёт своим транспортом, или нанятый перевозчик.

Для второго сценария обязательна экспедиторская расписка – документ, который экспедитор оформляет в момент фактического приёма груза. Расписка подтверждает право распоряжаться грузом: заключать от своего имени договоры перевозки, пока груз не передан клиенту или получателю. Без неё подписать титул грузоотправителя в ЭТрН не получится.

Если запись в ЭТрН разойдётся с реальным договором, при споре ответственность придётся доказывать заново – сослаться на титул не получится. До сентября 2026 года экспедиторам стоит перечитать действующие договоры с клиентами и определить, в какой роли компания окажется в электронном документообороте.