С чего начать переход на ЭПД: пошаговый план для транспортной компании
Обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) – вопрос ближайших месяцев, и транспортной компании выгоднее подготовиться заранее, а не в последний момент. Ниже – пошаговый план: что нужно сделать, чтобы к моменту обязательности спокойно оформлять перевозки в электронном виде.
Почему начинать стоит уже сейчас
С 1 сентября 2026 года ряд перевозочных документов можно будет оформлять только в электронном виде, причём требование распространяется на все отрасли. В перечень входят транспортные накладные, заказ-заявки на перевозку, грузовые накладные в авиации, транспортные и железнодорожные накладные, а также экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.
Отдельный срок касается экспедиторов. С 1 марта 2026 года вводится реестр экспедиторов: компании, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, должны будут подать заявление на регистрацию в государственной системе «ГосЛог» через Госуслуги. На подачу заявления отводится два месяца – с 1 марта по май 2026 года.
Изменения затрагивают всех участников перевозки – заказчиков, экспедиторов, перевозчиков, склады и грузополучателей. Поэтому перестройку процессов логичнее запускать заранее.
Чем раньше компания начнёт подготовку, тем проще пройдёт переход. Настраивать работу с ЭПД в момент, когда бумажные документы уже нельзя будет использовать, – заведомо более рискованный сценарий.
Три шага для подготовки к переходу на ЭПД
Базовая подготовка укладывается в три последовательных шага. Пройти их стоит независимо от того, в какой роли компания участвует в перевозках.
- Определить рабочую группу и ответственных. Назначьте сотрудников, которые будут отвечать за внедрение: за взаимодействие с оператором, за выпуск подписей, за обучение коллег и водителей. Так проект перехода не «растворится» между отделами.
- Выпустить электронные подписи и машиночитаемые доверенности. Перевозочные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Своя подпись нужна каждому сотруднику, который будет их подписывать. Если человек действует по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в реестре ФНС.
- Подключиться к аккредитованному оператору. Обмен электронными документами идёт через оператора ЭДО: он передаёт данные в государственную систему ГИС ЭПД и проверяет корректность заполнения ещё до отправки. Без подключения к оператору оформлять ЭПД не получится.
Особенности внедрения
Помимо базовых шагов есть моменты, которые зависят от масштаба и процессов конкретной компании.
- Интеграция с учётными системами. Если документы формируются в 1С, SAP или другой учётной системе, имеет смысл настроить интеграцию – по API или через готовые модули, чтобы не заносить данные вручную.
- Организация рабочих мест. Логистам и операторам нужны рабочие места с доступом к сервису, а водителям – мобильное приложение: через него они видят документы, согласовывают их на погрузке и предъявляют QR-код при проверке.
С чего начать: ступенчатый переход
Не обязательно переводить в электронный вид сразу все документы – удобнее двигаться волнами. Начать стоит с транспортной накладной и заказа-заявки: для них форматы уже утверждены, и оформлять их электронно можно прямо сейчас.
Экспедиторские документы – поручение экспедитору и экспедиторскую расписку – логично переводить второй волной. Их электронные форматы пока разрабатываются Минтрансом и ФНС; как только форматы опубликуют, эти документы можно будет подключить к уже отлаженной схеме.
| Этап | Документы | Готовность |
|---|---|---|
| Первая волна | Транспортная накладная, заказ-заявка | Форматы утверждены, можно оформлять уже сейчас |
| Вторая волна | Поручение экспедитору, экспедиторская расписка | Форматы разрабатываются Минтрансом и ФНС |
Такой подход снижает нагрузку на команду: сначала компания осваивает базовый блок перевозочных документов, а затем спокойно добавляет экспедиторские, не пытаясь охватить всё сразу.
Коротко о главном
- Обязательное оформление ЭПД для основных перевозочных и экспедиторских документов – с 1 сентября 2026 года, для всех отраслей.
- Реестр экспедиторов – регистрация с 1 марта 2026 года, срок подачи заявления через «ГосЛог» – два месяца (до мая 2026 года).
- Три базовых шага: рабочая группа и ответственные → КЭП и МЧД на пользователей → подключение к аккредитованному оператору.
- Начинать переход стоит с транспортной накладной и заказа-заявки, экспедиторские документы подключать второй волной.
