Приходный ордер (Goods received note, GRN)

Что такое приходный ордер

Приходный ордер оформляют, когда на склад поступают материальные ценности – сырьё, материалы, комплектующие, товары. Его задача проста: зафиксировать, что именно и в каком количестве фактически принято. Пока приход не оформлен документом, ценности формально не числятся за складом, и распоряжаться ими нельзя.

В российской практике исторически применялась унифицированная форма М-4 (код по ОКУД 0315003). С 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными: организация вправе разработать собственный бланк, лишь бы он содержал обязательные реквизиты первичного документа. Поэтому сегодня «приходный ордер» – это скорее функция документа, чем строго один утверждённый бланк.

Когда оформляется

Документ составляют в день фактического поступления ценностей на склад, после их приёмки и пересчёта. Оформляет его материально ответственное лицо (обычно кладовщик), как правило в одном экземпляре на всю партию, поступившую от одного поставщика по одному сопроводительному документу.

• Приход по одному наименованию с разными единицами измерения фиксируют отдельными строками.
• Если фактическое количество расходится с документами поставщика, приходный ордер, как правило, не применяют – расхождение оформляют актом о приёмке.
• Один ордер может охватывать несколько позиций из одной поставки.

Какие сведения содержит

Набор данных ориентирован на однозначную идентификацию поступления:

• наименование организации и склада, куда принят груз;
• дата составления и порядковый номер;
• поставщик и основание поступления (договор, накладная);
• наименование, номенклатурный номер, единица измерения и количество ценностей;
• сумма (при необходимости) и подпись материально ответственного лица.

Место в документообороте склада

Приходный ордер – внутренний документ склада, он не заменяет товаросопроводительные документы поставщика (товарную накладную, УПД, транспортные документы). Наоборот, он оформляется на их основании и «замыкает» приёмку: данные из ордера попадают в карточки складского учёта и в бухгалтерию, где ценности приходуются на соответствующие счета.

В международной логистике аналогичную роль играет Goods Received Note (GRN) – складская расписка о приёмке. Как и приходный ордер, GRN подтверждает, что фактически поступившее сверено с заказом и накладной, и часто служит одним из документов при сверке «заказ – поставка – счёт» (three-way match) перед оплатой поставщику.

Зачем он нужен на практике

Приходный ордер закрывает несколько задач сразу: подтверждает материальную ответственность за принятые ценности, даёт основание для оприходования в учёте, фиксирует момент перехода товара под контроль склада и создаёт точку сверки при последующих претензиях по количеству или качеству.

Практический пример

На склад поступила партия упаковочного картона от поставщика по товарной накладной. Кладовщик пересчитывает поддоны, сверяет количество с накладной и в тот же день выписывает приходный ордер № 145 на 200 рулонов – с этого момента картон числится на складе и его можно выдавать в производство.

Частые ошибки

• Считают форму М-4 обязательной. С 2013 года унифицированные формы необязательны – можно применять собственный бланк с нужными реквизитами.
• Путают приходный ордер с товарной накладной поставщика. Накладная – документ поставщика на отгрузку, приходный ордер – внутренний документ склада на оприходование.
• Оформляют приходный ордер при расхождении фактического количества с документами. В этом случае обычно составляют акт о приёмке, а не ордер.
• Откладывают оформление на потом. Документ должен составляться в день фактического поступления, иначе теряется связь с моментом приёмки.