Запрос ставок (RFQ, Request for Quotation)

Что такое RFQ в перевозках

RFQ (Request for Quotation, запрос ставок или запрос котировок) – это документ или электронная форма, в которой заказчик перевозки максимально конкретно описывает потребность и просит потенциальных исполнителей вернуть цену и условия. Ключевое отличие от обычной переписки «сколько будет стоить?» в том, что запрос стандартизирован: все поставщики получают одинаковую вводную и отвечают в сопоставимом формате. Это позволяет сравнивать предложения не «на глаз», а по конкретным цифрам.

В логистике RFQ применяют и для разовой отправки, и для законтрактовки регулярного объёма на сезон или год. В крупных компаниях запрос ставок – часть тендерной процедуры и работы отдела закупок транспортных услуг.

Что обычно указывают в запросе

Чем точнее описана перевозка, тем точнее и честнее ставки. Типовой RFQ на транспорт включает:

• маршрут: пункты и адреса погрузки и выгрузки, страны, при необходимости порты и терминалы;
• характер груза: наименование, вес, объём, число паллет или контейнеров, класс опасности, температурный режим;
• тип транспорта и подвижного состава (тент, реф, контейнер 40', авиа, ЖД);
• условия поставки по Инкотермс и точку перехода ответственности;
• сроки, частоту и планируемый объём (для регулярных перевозок);
• что входит в ставку: подача, простой, крепление, страхование, таможенные и портовые сборы;
• требования к документам, срок действия предложения и дедлайн подачи ставок.

Как это работает на практике

Логика процесса обычно такая:

1. заказчик формирует запрос и рассылает его отобранному пулу перевозчиков или размещает на транспортной бирже;
2. исполнители в заданный срок присылают ставки и условия;
3. заказчик сводит ответы в единую таблицу и сравнивает не только цену, но и срок, репутацию, страховое покрытие, наличие нужного парка;
4. с победителем заключают договор или разовую заявку.

Важно, что самая низкая ставка не всегда лучшая: перевозчик без свободного транспорта или без нужной страховки создаёт риск срыва, который дороже разницы в цене.

Чем RFQ отличается от RFP и RFI

Эти три запроса часто путают, хотя они закрывают разные задачи закупки:

Проще говоря, RFQ уместен там, где заказчик уже знает, что именно ему нужно, и остаётся сравнить цены.

Зачем нужен запрос ставок

Грамотно оформленный RFQ экономит время и деньги: снижает цену за счёт конкуренции, делает выбор прозрачным и защищённым от обвинений в предвзятости, а также фиксирует условия ещё до заключения договора. Для регулярных грузопотоков это ещё и инструмент бюджетирования – заказчик заранее понимает уровень ставок на период.

Практический пример

Производитель мебели каждую неделю отправляет 3 еврофуры из Казани в Москву. Отдел логистики рассылает семи перевозчикам единый RFQ: маршрут, 33 паллеты, тент 92 м³, условия оплаты и простоя, дедлайн подачи ставок – пятница. К понедельнику приходят пять ставок в диапазоне 48–61 тыс. руб.; выбирают не самую дешёвую, а перевозчика с гарантированной подачей и страховкой груза на нужную сумму.

Частые ошибки

• Путают RFQ (запрос цены по чётко описанной перевозке) с RFP (запрос предложения решения) и RFI (запрос информации о рынке).
• Присылают размытый запрос без веса, объёма и условий – в ответ получают несопоставимые ставки «с потолка».
• Сравнивают только итоговую цифру, забывая, что входит в ставку: простой, крепление, страхование, сборы.
• Выбирают минимальную ставку и получают срыв погрузки, потому что у перевозчика не было свободного транспорта.
• Не указывают срок действия предложения, а через неделю рынок сдвинулся и ставка уже неактуальна.