Заявка на перевозку ГУ-12 (Transportation request GU-12)

Что такое заявка ГУ-12

Заявка формы ГУ-12 – это первичный документ планирования грузовых железнодорожных перевозок. С неё начинается любая отправка: грузоотправитель сообщает перевозчику, что, откуда, куда, в каком объёме и когда он хочет везти, а перевозчик решает, может ли он это обеспечить – есть ли под груз вагоны, пропускная способность и согласие владельца инфраструктуры.

Форма единая для всех участников перевозочного процесса. Порядок её подачи и рассмотрения задаёт статья 11 Устава железнодорожного транспорта РФ (Федеральный закон № 18-ФЗ), а сам бланк и правила заполнения утверждены приказом Минтранса России. Перевозка груза, не обеспеченного согласованной заявкой, по общему правилу не допускается.

Что указывают в заявке

• Грузоотправитель и плательщик – реквизиты, коды, договоры.
• Станции отправления и назначения – по единой сетевой разметке, с указанием дороги.
• Груз – наименование по номенклатуре и код ЕТСНГ/ГНГ.
• Объём – количество тонн и вагонов (или контейнеров) с разбивкой по датам или декадам.
• Признак принадлежности подвижного состава – вагоны перевозчика, собственные или арендованные, кто их предоставляет.
• Вид сообщения – внутреннее, экспорт, импорт, транзит, через российские порты.
• Срок действия заявки и планируемые даты погрузки.

Как подаётся и согласуется

Сегодня заявку почти всегда оформляют в электронном виде через систему ЭТРАН и подписывают электронной подписью – бумажный оборот остался как исключение. Ключевые сроки задаёт Устав:

• подать заявку нужно заранее – не менее чем за 10 дней до начала перевозки во внутреннем сообщении и не менее чем за 15 дней при перевозках на экспорт, через порты и в непрямом международном сообщении;
• перевозчик рассматривает заявку и передаёт её владельцу инфраструктуры в течение двух дней;
• владелец инфраструктуры согласовывает её в срок до 5 дней при перевозках в прямом железнодорожном сообщении и до 10 дней при перевозках в международном сообщении.

Согласованную заявку с отметкой о принятии перевозчик возвращает грузоотправителю не позднее чем за 3 дня до заявленной даты начала перевозки. Перевозчик вправе отказать в согласовании – например, при отсутствии свободных вагонов нужного рода, ограничениях на станции назначения (конвенционный запрет) или незаключённом договоре.

Зачем это нужно на практике

Согласованная заявка ГУ-12 – это обязательство обеих сторон. Перевозчик обязан подать под погрузку заявленное количество исправных вагонов в согласованные даты, а грузоотправитель – предъявить груз и загрузить вагоны. Исполнение отслеживают в учётной карточке (форма ГУ-1), и за невыполнение заявки предусмотрена ответственность: штрафы за неподачу вагонов со стороны перевозчика и за непредъявление груза или отказ от вагонов со стороны грузоотправителя. Поэтому к объёмам и датам в ГУ-12 относятся серьёзно – это не заявка «с запасом», а планово-договорный документ.

Практический пример

Завод планирует отгрузить 10 вагонов щебня со станции Костомукша на станцию Санкт-Петербург-Товарный в первой декаде марта. Логист за 12 дней до начала перевозки подаёт в ЭТРАН заявку ГУ-12 с кодом груза, объёмом в тоннах и вагонах и признаком собственных вагонов. Перевозчик и владелец инфраструктуры согласуют заявку, и не позднее чем за 3 дня до даты погрузки завод получает её с отметкой о принятии – это основание подавать вагоны.

Частые ошибки

• Подают заявку впритык к дате погрузки и не укладываются в нормативные сроки (10 дней для внутренних и 15 дней для экспортных перевозок).
• Путают ГУ-12 (заявка, планирование перевозки) с транспортной железнодорожной накладной ГУ-27/ГУ-29 (документ на уже принятый к перевозке груз).
• Считают согласованную заявку необязательной – и получают штраф за непредъявление груза или отказ от поданных вагонов.
• Неверно указывают признак принадлежности вагонов, из-за чего заявку возвращают на доработку или не согласуют.