Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка: три документа, которые нельзя путать

Экспедиторский документооборот держится на трёх документах, которые на практике легко перепутать: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Разберём их строго по порядку оформления – кто и кому оформляет каждый документ, что он подтверждает и почему один не заменяет другой.

Три документа и порядок их оформления

Все три документа связаны с работой экспедитора, но решают разные задачи и оформляются в разных направлениях. Поручение экспедитору идёт от заказчика к экспедитору, экспедиторская расписка – обратно, от экспедитора к заказчику, а складская расписка появляется только в отдельном сценарии, когда экспедитор физически держит груз у себя на складе. Путаница между ними приводит к тому, что экспедитор либо берёт на себя ответственность без юридического основания, либо, наоборот, не оформляет документ, который требуется по факту.

Поручение экспедитору: заказчик ставит задачу

Поручение экспедитору – это документ, который оформляет заказчик в сторону экспедитора. В нём заказчик указывает перечень и условия оказания транспортно-экспедиционных услуг: какие требования предъявляются к экспедитору, что и в каком количестве нужно перевезти. Здесь же можно дополнительно зафиксировать требования к самой перевозке и к транспортировке груза.

По сути, поручением экспедитору заказчик вверяет груз экспедитору для организации перевозки. Это первый шаг: заказчик формулирует задачу, а дальше слово за экспедитором.

Экспедиторская расписка: приём груза во владение

Экспедиторская расписка оформляется в ответ – экспедитором в сторону заказчика. Ею экспедитор подтверждает, что груз, вверенный ему по поручению, он принимает во владение. Приняв груз, экспедитор:

• несёт за него ответственность;
• может им распоряжаться;
• вправе самостоятельно нанимать перевозчиков для транспортировки;
• при необходимости заключает договоры со складами на хранение – например, когда плечо доставки длинное.

Ключевой момент, который чаще всего понимают неверно, – что означает «принять груз во владение».

«Принять груз во владение» не значит физически принять его на складе. Это значит оформить экспедиторскую расписку, по которой экспедитор подтверждает ответственность за груз на юридическом уровне.

Именно экспедиторская расписка даёт экспедитору правовые полномочия организовывать перевозку. Если вы как экспедитор сами транспортируете груз, нанимаете перевозчиков, а иногда и других экспедиторов, организуете весь процесс – то, чтобы эти действия были правомерны на юридическом уровне, экспедиторская расписка обязательна. Нет расписки – нет законного основания распоряжаться грузом.

Складская расписка: только если груз хранится на своём складе

Складская расписка оформляется экспедитором в сторону клиента – грузовладельца – в том случае, если экспедитор физически принимает груз у себя на складе для хранения и дальнейшей транспортировки. Это документ не для всех: он появляется только там, где есть реальный склад и реальное хранение.

• Если экспедитор юридически отвечает за груз по экспедиторской расписке, но собственного склада у него нет и груз он у себя не хранит, – складская расписка не оформляется, только экспедиторская.
• Если экспедитор и несёт ответственность за груз по экспедиторской расписке, и хранит его у себя на складе для дальнейшей транспортировки, – должны быть оформлены оба документа.

Почему один документ не заменяет другой

Главная ошибка – считать, что складская расписка «покрывает» экспедиторскую или наоборот. Это два самостоятельных документа, которые могут действовать параллельно и отвечают за разные вещи: экспедиторская расписка – за юридическое владение и ответственность за перевозку, складская – за физический приём груза на хранение.

Коротко о главном:
• Поручение экспедитору – от заказчика к экспедитору: заказчик ставит задачу и вверяет груз.
• Экспедиторская расписка – от экспедитора к заказчику: приём груза во владение на юридическом уровне и ответственность за перевозку.
• Складская расписка – от экспедитора к грузовладельцу: только при физическом хранении груза на своём складе.
• Складская расписка не заменяет экспедиторскую, а экспедиторская – складскую.