Переход на МЧД в транспортной и экспедиторской компании: пошаговый чек-лист

С 1 сентября 2023 года сотрудники компаний подписывают электронные документы собственным сертификатом физического лица, а не «сертификатом сотрудника». Для транспортных и экспедиторских компаний, которые ежедневно обмениваются десятками электронных документов с заказчиками, перевозчиками и таможенными представителями, это означает одно: без машиночитаемой доверенности (МЧД) подтвердить полномочия подписанта невозможно. Ниже – практический чек-лист перехода на МЧД и ответы на ключевые вопросы.

Что такое МЧД и зачем она логисту

Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность в формате XML, которую программа может прочитать и проверить автоматически. МЧД связывает подпись физического лица с полномочиями, которые ему передала организация: подписывать договоры на перевозку, акты выполненных работ, транспортные накладные или входить в личные кабинеты на порталах ведомств от имени компании.

Автоматическая проверка полномочий работает при двух условиях:

• полномочия в МЧД выбраны из единого классификатора полномочий (ведёт Минцифры России);
• подписанный документ структурирован и содержит поля, которые можно сопоставить с МЧД (например, сумма и валюта договора, если доверенность ограничивает сумму до 1 млн рублей).

Генеральному директору или ИП МЧД не нужна – в их сертификате электронной подписи уже указано, от какой компании они действуют. МЧД оформляется на сотрудников: логистов, диспетчеров, менеджеров по работе с клиентами, специалистов ВЭД.

Где хранить МЧД: два способа передачи контрагенту

После создания доверенности нужно сообщить о ней контрагенту. Есть два варианта.

Прямая передача вместе с документами

Подходит для разовых ситуаций – например, когда экспедитор подписывает единичный договор с новым заказчиком. МЧД отправляется в пакете с документами, контрагент проверяет полномочия и принимает решение. Размещать доверенность в реестре не обязательно.

Размещение в информационной системе

Если компания ведёт активный документооборот с десятками контрагентов, удобнее хранить МЧД централизованно. Это даёт контроль над статусом доверенности и возможность оперативно отменить её. Перечень систем, где разрешено хранение МЧД, определён Постановлениями Правительства РФ №223 и №224 от 21.02.2022:

• ЕСИА портала «Госуслуги»;
• ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
• ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ИС оператора электронного документооборота;
• ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
• ИС федерального органа исполнительной власти.

Не все перечисленные организации фактически предоставляют сервис хранения – у них есть право, но не обязанность.

Распределённый реестр ФНС России

Для транспортных и экспедиторских компаний с большим числом контрагентов оптимальное решение – распределённый реестр ФНС России. Он объединяет информационные системы всех организаций, которым разрешено хранение МЧД, в единую систему доверия. Пользователь любого участника может получить данные о доверенности, размещённой через любого другого участника.

Операторами узлов реестра уже являются крупные удостоверяющие центры, операторы ЭДО и органы исполнительной власти. К реестру подключена нотариальная палата, что позволяет размещать в нём и нотариально заверенные МЧД.

Все доверенности и подписи, загружаемые в распределённый реестр ФНС России, проверяются автоматически. Если контрагент передал МЧД напрямую – проверить подпись можно через сервис проверки на сайте ФНС.

Чек-лист: 6 шагов размещения МЧД в реестре ФНС

1. Договоритесь с контрагентами о том, что МЧД не прикладывается к каждому документу, а хранится в распределённом реестре ФНС России. Для экспедиторской компании, которая работает одновременно с заказчиками и перевозчиками, единое место хранения избавляет от необходимости рассылать доверенности по отдельности.
2. Выберите оператора узла, через которого будете размещать МЧД. Это может быть ваш оператор ЭДО, удостоверяющий центр или бесплатный сервис на сайте ФНС России.
3. Создайте МЧД. Сформировать XML-файл доверенности можно через сервисы удостоверяющих центров, операторов ЭДО, бухгалтерские программы или бесплатный сервис ФНС. Полномочия сотрудника выбираются из единого классификатора – каждому полномочию присвоен идентификационный номер, наименование и дата включения в справочник. Формат МЧД – универсальный, размещён на сайте ЕПГУ (если госорган не определил собственный формат).
4. Подпишите МЧД электронной подписью генерального директора (или иного лица, действующего без доверенности). Если функции генерального директора выполняет другое юридическое лицо – подписывает его единоличный исполнительный орган.
5. Разместите МЧД в распределённом реестре через выбранного оператора узла.
6. Укажите реквизиты доверенности в электронных документах: уникальный номер МЧД, ИНН компании, ИНН представителя. Контрагент использует эти данные для получения доверенности из реестра и проверки полномочий подписанта.

Отмена МЧД и отказ от полномочий

Отмена доверителем

Порядок отмены определяет Гражданский кодекс. Процедура состоит из трёх шагов:

1. Сформировать распоряжение на отмену.
2. Подписать его квалифицированной электронной подписью генерального директора.
3. Зарегистрировать распоряжение в реестре нотариальной палаты.

Если МЧД хранится в распределённом реестре ФНС, достаточно загрузить распоряжение на отмену туда – оно будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически. Действие МЧД прекращается на следующий день после размещения распоряжения.

Отказ представителя от полномочий

Гражданский кодекс разрешает представителю самостоятельно отказаться от переданных полномочий. Для этого нужно сформировать заявление на отказ, подписать его собственной электронной подписью и направить в информационную систему, где хранится доверенность. Если МЧД – в реестре ФНС, заявление можно сформировать и отправить через бесплатный сервис.

При смене генерального директора отзывать выданные МЧД необязательно – доверенность выдаётся организацией, а не конкретным руководителем, и продолжает действовать.

Частые вопросы

Кто подписывает МЧД?

Единоличный исполнительный орган – генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Если функции генерального директора выполняет другое юридическое лицо, подписывает единоличный исполнительный орган этого юрлица.

Где создать МЧД?

Через сервисы удостоверяющих центров, операторов ЭДО, бухгалтерские программы. ФНС России предоставляет бесплатный сервис формирования МЧД и её регистрации в реестре.

Обязательно ли хранить МЧД в реестре?

Нет. Можно передавать МЧД контрагенту напрямую вместе с документами. Но при большом числе контрагентов – а у транспортных и экспедиторских компаний их обычно десятки – целесообразно договориться о едином месте хранения. Постановление Правительства РФ допускает и иные места хранения, определённые коммерческими структурами.

Главное
– МЧД обязательна для сотрудников с 1 сентября 2023 года (генеральному директору не нужна).
– Распределённый реестр ФНС – единая точка проверки для компаний с большим числом контрагентов.
– Подписи и доверенности проверяются автоматически при загрузке в реестр.
– При смене руководителя ранее выданные МЧД продолжают действовать.