Транспортная накладная из 9 титулов: какие обязательны и в каком порядке их подписывать
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – самый сложный из перевозочных документов по структуре: она состоит из девяти титулов, и именно порядок их подписания определяет, как между сторонами распределяется ответственность за груз. Разбираем обязательные титулы, этапы погрузки и выгрузки и роль предварительного согласования водителя.
Девять титулов: четыре обязательных и пять дополнительных
Транспортная накладная делится на девять титулов – по сути, девять разделов одного документа. Часть из них подписывать обязательно, часть остаётся на усмотрение сторон.
- Обязательные – титулы с 1 по 4.
- Дополнительные (необязательные) – титулы 5, 6, 7, 8 и 9.
Подписание обязательных титулов разбито на два этапа – ровно так, как перевозка проходит в реальной жизни: сначала погрузка, затем выгрузка.
| Титул | Этап | Кто подписывает | Что фиксирует |
|---|---|---|---|
| Титул 1 | Погрузка | Грузоотправитель | Основные сведения о перевозке и грузе |
| Титул 2 | Погрузка | Перевозчик | Готовность транспорта и водителя к рейсу |
| Титул 3 | Выгрузка | Грузополучатель | Приёмку груза |
| Титул 4 | Выгрузка | Перевозчик | Факт доставки груза |
Погрузка: титулы 1 и 2
Первый титул подписывает грузоотправитель – то есть сторона, которая заключает договор перевозки с перевозчиком. Если перевозку организует экспедитор, принявший груз во владение, он вправе подписать первый титул от лица отправителя.
В первый титул вносится около 80% всей информации о перевозке:
- откуда и куда идёт груз;
- что именно и в каком количестве перевозится;
- каким транспортным средством и каким водителем;
- кто является заказчиком перевозки;
- сведения об опасном грузе, если он есть;
- сопроводительные документы – сертификаты качества, документы по ДОПОГ и прочее.
Титул подписывается по факту погрузки груза в транспортное средство – квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Но подписи одного грузоотправителя недостаточно. Чтобы водитель мог выехать в рейс, документ должен подписать и перевозчик – это второй титул на этапе погрузки.
Два шага подписания со стороны перевозчика
Перевозчик может подписывать накладную в два шага:
- Согласование водителя. Водитель видит документ в отдельном мобильном приложении и согласовывает его. Он физически присутствует на погрузке, поэтому может зафиксировать замечания по грузу или по тому, как прошла погрузка.
- Подпись КЭП. Квалифицированную электронную подпись накладывает, например, логист от лица перевозчика.
Рекомендуемый порядок – сначала согласование водителя, затем подпись перевозчика. Так закрепляется ответственность каждой стороны: если груз повреждён по вине водителя, его подпись в накладной позволяет проще привлечь его к ответственности. Если же подписал только логист, вся ответственность ложится на него.
Технически сервис позволяет перевозчику подписать документ сразу, без предварительного согласования водителя, – выбор сценария остаётся за сторонами.
После подписания на погрузке: проверка и QR-код
Как только титулы 1 и 2 подписаны, данные о накладной автоматически уходят в государственную систему ГИС ЭПД (Минтранс). Она проверяет корректность документа: соответствие структуры требованиям налоговой, отсутствие цифр в буквенных полях, действительность электронной подписи (не отозвана ли она), регистрацию машиночитаемой доверенности (МЧД), если она приложена.
В ответ формируется QR-код – электронный аналог бумажного экземпляра накладной. Он хранится в личном кабинете водителя, и именно его водитель предъявляет инспектору ГИБДД при проверке в пути. Для сканирования QR-кода интернет не нужен: приложение работает офлайн, а сам код считывается специальным ПО на планшете инспектора. Эта система действует с 2022 года.
Выезжать на дороги общего пользования следует только после того, как QR-код сформирован.
Выгрузка: титулы 3 и 4
Когда машина доезжает до грузополучателя, начинается этап приёмки – подписание третьего и четвёртого титулов.
- Титул 3 подписывает грузополучатель, фиксируя приёмку: когда прибыла машина, когда её разгрузили, в каком состоянии приехал груз.
- Титул 4 в ответ подписывает перевозчик. Так он подтверждает, что доставил груз до получателя и выполнил основную задачу.
После подписания четвёртого титула документооборот по транспортной накладной считается завершённым.
Дополнительные титулы 5–9
Оставшиеся пять титулов заполнять необязательно, но они бывают полезны:
- Титулы 5 и 6 – стоимость. В пятом перевозчик фиксирует итоговую стоимость услуг, банковские реквизиты и НДС и направляет данные заказчику. Шестым титулом заказчик соглашается со стоимостью; при несогласии он вправе не подписывать и пересогласовать сумму.
- Титул 7 – переадресация. Перевозчик указывает дату, время, причину смены адреса и новый адрес выгрузки, если груз пришлось направить в другое место.
- Титул 8 – эстафета. Здесь фиксируют замену транспортного средства или водителя: дату, время, причину и данные нового транспорта, который продолжает перевозку.
- Титул 9 – указание о переадресовке. Им грузоотправитель или грузополучатель даёт указание изменить грузополучателя или адрес доставки. Если титул 7 фиксирует переадресовку со стороны перевозчика, то титул 9 – это само распоряжение отправителя или получателя о смене получателя или адреса.
Коротко о главном:
- Накладная состоит из 9 титулов: обязательны титулы 1–4, дополнительны 5–9.
- Погрузка – титулы 1 (грузоотправитель) и 2 (перевозчик); выгрузка – титулы 3 (грузополучатель) и 4 (перевозчик).
- Все обязательные титулы подписываются КЭП; перевозчику рекомендуется сначала получить согласование водителя.
- После подписания на погрузке формируется QR-код – его водитель предъявляет ГИБДД, интернет для этого не нужен.
