ЭТрН стала обязательной: как устроен электронный документооборот перевозки

С 1 сентября 2026 года транспортную накладную при грузоперевозках оформляют в электронном виде. Переходный период для контроля на дорогах продлится до 1 марта 2027 года – пока инспекторы ГИБДД ограничиваются предупреждениями за бумажные накладные. А вот налоговая послаблений не дает: электронные документы она требует уже сейчас.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – документ, который три стороны перевозки подписывают по очереди. Данные о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, водителе, датах и грузе переносятся из заявки на перевозку автоматически – вручную вводить ничего не нужно.

Документ состоит из четырех обязательных титулов, каждый отражает свой этап рейса. Грузоотправитель создает накладную перед погрузкой и подписывает титул 1 – в нем зафиксированы сведения о грузе, маршруте и участниках. Если груз принял экспедитор по экспедиторской расписке, титул 1 оформляет он с пометкой «является экспедитором». Перевозчик получает документ и оформляет титул 2: подтверждает погрузку, а при нештатных ситуациях фиксирует замечания прямо в накладной. Если перевозчик не согласен с данными титула 1, он вправе отказаться от подписи – тогда процесс останавливается, а документ получает статус «Отказ».

Грузополучатель оформляет титул 3 на складе разгрузки. Здесь три варианта. Все паллеты целые – полная приемка. Часть повреждена – частичная, с указанием фактического количества мест и массы. Температурный режим нарушен или груз испорчен – полный отказ с указанием причины. Перевозчик закрывает рейс титулом 4, подтверждая сдачу груза. Если на выгрузке машина простояла дольше положенного – это фиксируется в титуле, что упрощает выставление штрафа за простой.

Помимо четырех обязательных, в ЭТрН предусмотрены дополнительные титулы. Титулы 5 и 6 – для оформления стоимости перевозки: перевозчик указывает цену, грузоотправитель подтверждает. Титул 7 «Переадресация» – если в пути изменился адрес выгрузки или грузополучатель: новую накладную создавать не нужно. Титул 8 «Эстафета» – при замене водителя или машины в рейсе, с указанием даты, причины и новых данных.

Для обмена ЭТрН компания подключается к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Работать с накладными можно напрямую через оператора ЭДО или через TMS-систему, в которую оператор уже интегрирован. Во втором случае накладная формируется из заявки, и весь документооборот рейса ведется в одной программе.

До 1 марта 2027 года у перевозчиков есть время отладить процессы. После этой даты бумажная накладная на дороге обернется уже не предупреждением, а штрафом.