Проформа-инвойс (Proforma Invoice)

Что такое проформа-инвойс

Проформа-инвойс – это документ предварительного характера, который продавец направляет покупателю до отгрузки товара или оказания услуги. По форме он почти повторяет обычный коммерческий инвойс: те же реквизиты сторон, описание товара, количество, цена за единицу, общая сумма, валюта и условия поставки. Но по своей сути это не счёт за уже поставленный товар, а формализованное предложение и намерение продать на оговорённых условиях.

Ключевое отличие от коммерческого инвойса – проформа не порождает бухгалтерских обязательств. Её не проводят по учёту как реализацию, она не служит основанием для признания выручки и, как правило, не является документом для окончательного налогового и таможенного оформления сделки. Это «черновик» будущего инвойса, который стороны используют на подготовительном этапе.

Зачем нужна проформа-инвойс

На практике проформу применяют в нескольких типовых ситуациях внешнеэкономической деятельности:

• Предоплата. Покупателю нужен документ, по которому банк проведёт международный платёж до отгрузки. Проформа содержит сумму, валюту и банковские реквизиты продавца.
• Валютный контроль и постановка контракта на учёт. Банк и импортёр используют проформу для оформления сделки, когда полноценный инвойс ещё не выставлен.
• Получение разрешений и лицензий. Для импортных лицензий, квот, разрешений на ввоз ряда товаров госорганам нужен документ с описанием и стоимостью будущей поставки.
• Согласование условий. Проформа фиксирует договорённости по номенклатуре, цене и условиям поставки до подписания окончательных документов.

Что указывают в проформе

Строгой унифицированной формы у проформы нет, но чтобы документ работал в ВЭД, в нём обычно приводят:

• наименование и реквизиты продавца и покупателя;
• номер и дату документа, ссылку на контракт (если есть);
• описание товара, коды ТН ВЭД, количество и единицы измерения;
• цену за единицу и общую стоимость, валюту сделки;
• условия поставки по Инкотермс (например, FCA, CPT, DAP);
• условия и сроки оплаты, банковские реквизиты;
• предполагаемый способ и сроки отгрузки;
• срок действия предложения (validity).

Проформа и коммерческий инвойс: в чём разница

После фактической отгрузки продавец выставляет уже коммерческий инвойс – на его основании проводят расчёты, таможенное оформление и учёт. Данные проформы и финального инвойса должны совпадать; расхождения по сумме или номенклатуре вызывают вопросы у банка и таможни.

Нюансы применения

Проформа не заменяет договор: она отражает намерение, но сама по себе не всегда создаёт жёстких обязательств продать. Тем не менее в связке с офертой и оплатой она нередко становится частью сделки. Важно указывать срок действия цены – курсы и стоимость сырья меняются, и «просроченная» проформа может привести к спору о цене. Для таможенных целей окончательным документом почти всегда служит коммерческий инвойс, а не проформа.

Практический пример

Российский импортёр заказывает партию оборудования из Китая на условиях предоплаты. Поставщик высылает проформа-инвойс на сумму 25 000 USD с описанием товара, кодами ТН ВЭД и своими банковскими реквизитами. Импортёр несёт проформу в банк, оформляет сделку на учёт по валютному контролю и проводит платёж. После отгрузки поставщик выставляет уже коммерческий инвойс с теми же цифрами – для таможенного оформления.

Частые ошибки

• Путают проформу с коммерческим инвойсом и пытаются оформить по ней таможню – для декларирования нужен именно коммерческий инвойс.
• Проводят проформу по бухучёту как реализацию – она не является основанием для признания выручки.
• Не указывают срок действия предложения, из-за чего при изменении курса возникает спор о цене.
• Допускают расхождение сумм и номенклатуры между проформой и финальным инвойсом – это вызывает вопросы банка и таможни.